Telefoon 070-319 50 00 | hello@forceview.com

Stroomlijning van de in-, door- en uitstroom van personeel met behulp van Forceview

De gemeente Ede heeft ongeveer 108.000 inwoners. Naast de 800 vaste medewerkers worden gemiddeld 200 flexkrachten ingehuurd. Meerdere afdelingen zijn dagelijks betrokken bij het faciliteren van de in-, door- en uitstroom (IDU) van personeel. Naast de afdelingen P&O en Financiën verzorgt de afdeling Huisvesting de toegangspassen en de ICT-afdeling zorgt voor de autorisatie in de diverse systemen.

De uitdaging

Bij de uitvoering van de IDU-processen liep de gemeente tegen een aantal problemen aan. In de loop der tijd waren verschillende procedures ontstaan, voor verschillende vormen van capaciteitsinzet, met verschillende formulieren die decentraal beheerd werden.

Door de fragmentatie in de uitvoering ontbrak centraal eigenaarschap; iedereen gaf met de beste intentie, naar eigen inzicht vorm en inhoud aan het werk. Gegevens werden niet centraal geactualiseerd. De administratieve processen kostten meer tijd dan nodig als gevolg van dubbel werk en fouten door onduidelijkheden en handmatig overtypen van informatie op formulieren en in systemen.

Door de hoeveelheid aan processen en variatie in procesuitvoering varieerde de doorlooptijd per aanvraag. Zo kwam het voor dat een medewerker al gestart was en nog geen toegang had tot de noodzakelijke faciliteiten, systemen en panden en niet direct inzetbaar waren op hun werk. Hierdoor ontstond irritatie bij management en medewerkers.

Naast deze vertraging in de uitvoering van de IDU-processen leidde de situatie ertoe dat er geen centraal en actueel overzicht was van de totale personele capaciteit. Sturing op de personele capaciteit in termen van aantallen en kosten was hierdoor lastig en arbeidsintensief. Periodiek werden gegevens uit meerdere verschillende bronnen handmatig nagelopen en verwerkt in Excel om inzicht te krijgen in formatie en bezetting voor medewerkers in dienst en de flexschil. Er was beperkt inzicht in de samenstelling en ontwikkeling van de bredere personele inzet. Als gevolg hiervan liep de gemeente mogelijke risico’s op het gebied van hogere kosten inhuur, duurzame inzetbaarheid en talent-gap; een mismatch tussen de aanwezige en benodigde talenten.

De gemeente ondernam actie en pakte dit op met een innovatieve aanpak.

“Door het nieuwe IDU-proces kunnen we medewerkers
sneller en beter faciliteren. De gekozen technologie maakt het mogelijk om ideeën voor verbetering snel door te voeren. Zo bouwen we stap voor stap aan een wendbare organisatie en een betere dienstverlening voor onze collega’s binnen de gemeente Ede.”

Eisen en wensen

Om de problemen structureel op te lossen heeft de gemeente Ede in samenwerking met Forceview de uitgangspunten voor een nieuw te ontwikkelen HR oplossing gedefinieerd. Deze moest een integrale oplossing bieden voor vraagstukken op het gebied van procesontwerp en -uitvoering èn sturing op de totale personele capaciteit mogelijk maken. Een van de belangrijkste uitgangspunten was het eenmalig vastleggen van gegevens en meervoudig gebruik.
Verder moest de oplossing snel worden geïmplementeerd zodat de nieuwe werkwijze bij de start van het nieuwe boekjaar live kon gaan.
Ook moest de te kiezen projectaanpak eraan bijdragen dat de betrokken medewerkers meewerkten aan het vormgeven, waarbij inzicht en eigenaarschap voor het overall proces weer tot bloei kon komen.

Oplossing: de IDU-app op basis van de Oracle cloud

Op basis van de uitgangspunten is Forceview begonnen met de ontwikkeling van een HR applicatie in de cloud. Doordat deze is gebaseerd op de Oracle Proces Cloud Service (OPCS) voor overkoepelende workflow is het mogelijk eenmalig de gegevens van medewerkers te registreren en deze vervolgens te verspreiden naar de verschillende applicaties van de betrokken afdelingen. Afdelingen worden automatisch gesignaleerd op de afgesproken einddatum van de inzet van medewerkers zodat verlenging en uitschrijving op tijd gedaan wordt.

Binnen de IDU-app worden de gegevens omtrent personele capaciteit (bijvoorbeeld organisatie-, financiële en persoonsgegevens) centraal opgeslagen in de Oracle Database Cloud Service. De betrokken afdelingen krijgen de informatie op maat aangeleverd. Hiermee is niet alleen een lean proces ingericht, maar wordt tegelijkertijd voldaan aan de strikte richtlijnen op het gebied van privacywetgeving. Zo schrijft de Wet Bescherming Persoonsgegevens dat het vastleggen van persoonsgegevens een gerechtvaardigd doel moet dienen. Middels een gezamenlijk doorlopen Privacy Impact Assessment is dit getoetst, waarmee aan alle eisen voldaan wordt.

Tot slot stelt de op de Oracle Business Intelligence Cloud Service gebouwde applicatie de gemeente Ede in staat gedetailleerde rapportages voor formatie en bezetting, inhuur en overige capaciteitsinzet op te stellen. Met behulp van de Forceview-app voor Strategic Workforce Planning worden analyses voor strategische en tactische personeelsplanning gemaakt. Hierin worden aspecten als duurzame inzetbaarheid, organisatie van het werk en samenstelling van verschillende teams binnen de gemeente meegenomen. Speciale aandacht gaat uit naar vergelijkingen tussen de inzet en kosten van inhuurkrachten in verhouding tot de vaste krachten.

Ervaringen bij de ontwikkeling

De ontwikkeling van IDU met behulp van de OPCS-technologie verliep zeer voorspoedig. Binnen een week leverde Forceview een werkende demo op voor het proces door interactie met key stakeholders. Binnen zes weken na aanvang van het project kon met de oplossing een pilot worden gedraaid binnen een van de clusters binnen de gemeente. De uitrol binnen de volledige organisatie werd binnen 3 maanden gerealiseerd. De grootste uitdaging zit in de veranderaanpak. Het vraagt het nodige van alle betrokken afdelingen om los te komen van de bestaande denk- en werkwijzen.

De voordelen

De oplossing biedt een aantal grote voordelen voor de gemeente Ede, van operationeel tot strategisch niveau.

De HR-processen verlopen veel efficiënter en sneller; de onboarding van nieuwe medewerkers is nu binnen een dag te regelen. In de nieuwe situatie heeft de afdeling P&O een centrale rol in het proces. Het eigenaarschap en de betrokkenheid van medewerkers is verder vergroot door wekelijkse workshops. Ook de afdeling Bedrijfsadministratie en Financiën zijn bij het proces aan de voorkant betrokken waardoor de kwaliteit van de gegevens geborgd is. Door de positieve ervaringen met de ontwikkeling op basis van OPCS komen nu veel nieuwe ideeën vanuit de medewerkers om andere processen te digitaliseren. Hierbij wordt ook gekeken naar andere cloud toepassingen zoals de Document Cloud Service.

Er is volledige compliancy met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en accountancyregels. Gegevens van medewerkers worden alleen vastgelegd als het doel het rechtvaardigt. Omdat de HR en financiële processen en kennis in de software zijn ingebed, zijn er geen extra controles achteraf nodig.

Door Forceview Strategic Workforce Planning is de gemeente dit jaar beter in control over de totale personeelscapaciteit, zowel voor vaste als flexibele medewerkers.
De hoge kwaliteit van de HR-data die via het IDU proces wordt vastgelegd draagt bij aan het tijdig sturen op talent en duurzame inzetbaarheid.
De beginstappen met “data driven” HR beleid zijn gemaakt. Analyses worden ingezet bij de continue afstemming van de personele capaciteit op de behoefte van de organisatie.